§4 Einzelne Verarbeitungsvorgänge
1. Bereitstellung und Nutzung der Webseite
a. Art und Umfang der Datenverarbeitung
Bei Aufruf und Nutzung unserer Webseite erheben wir die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser automatisch an unseren Server übermittelt. Diese Informationen werden temporär in einem sog. Logfile gespeichert. Wenn Sie unsere Webseite nutzen, erheben wir die folgenden Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen unsere Webseite anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten:
- IP-Adresse des anfragenden Rechners
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- verwendeter Browser
- genutztes System des Seitenbesuchers
Aus den Daten der Logfiles kann darüber hinaus auch eine pseudonymisierte Nutzerstatistik erstellt werden. Diese pseudonymisierte Statistik erlaubt es uns, das Nutzererlebnis unserer Seite zu verbessern.
b. Rechtsgrundlage
Für die genannte Datenverarbeitung dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage. Die Verarbeitung der genannten Daten ist für die Bereitstellung und Weiterentwicklung einer Webseite erforderlich und dient damit der Wahrung eines berechtigten Interesses des ITS.
c. Speicherdauer
Sobald die genannten Daten zur Anzeige der Webseite nicht mehr erforderlich sind, werden sie gelöscht. Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Webseite und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit. Eine weitergehende Speicherung kann im Einzelfall dann erfolgen, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.
2. Newsletter
a. Art und Umfang der Datenverarbeitung
Auf unserer Webseite besteht die Möglichkeit, einen kostenfreien Newsletter zu abonnieren. Um Ihnen regelmäßig den Newsletter zusenden zu können, benötigen wir von Ihnen die folgenden Angaben:
- E-Mail-Adresse
- Anrede
- Name und Vorname
Durch den Klick auf den Absenden-Button werden Ihre Daten aus dem Browser an unseren Webserver übertragen. Zur Auslieferung des Newsletters werden Ihre Daten an „Cleverreach“, unsere Partner im Zusammenhang mit dem Newsletter-Versand, übertragen. Hierbei werden die jeweilige Öffnungsrate und das weitere Klickverhalten innerhalb des Newsletters erfasst und aufbereitet. Der ITS wertet die Newsletternutzung somit aus, indem eine Auswertung der tatsächlichen Nutzung erfolgt (Erfassung der Reichweite). Dies dient dem Zweck, das Angebot zu spezifizieren und zu optimieren und wirtschaftlicher zu gestalten.
Für den Newsletterversand verwenden wir das sog. Double Opt-In-Verfahren, d.h. wir werden Ihnen erst dann den Newsletter zusenden, wenn Sie zuvor Ihre Anmeldung über eine Ihnen zu diesem Zweck zugesandte Bestätigungs-E-Mail per darin enthaltenem Link bestätigen. Damit möchten wir sicherstellen, dass nur Sie selbst sich als Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse zum Newsletter anmelden können. Ihre Bestätigung muss zeitnah nach Erhalt der Bestätigungs-E-Mail erfolgen, da andernfalls Ihre Newsletter-Anmeldung automatisch aus unserer Datenbank gelöscht wird. Die erteilte Einwilligung zur Speicherung der E-Mail-Adresse sowie deren Nutzung zum Versand des Newsletters können Sie jederzeit widerrufen, etwa über den „Austragen“-Link im Newsletter.
b. Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung Ihrer E-Mail – Adresse für den Newsletterversand beruht nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO auf der von Ihnen im Folgenden freiwillig abgegebenen Einwilligungserklärung:
Einwilligungserklärung:
Mit der Eingabe meiner Daten und der Betätigung des Buttons „Abschicken“ erkläre ich mein Einverständnis zur Verarbeitung meiner E-Mail – Adresse und meines Namens und Vornamens für einen regelmäßigen Newsletterversand. Ich kann den Newsletter-Service jederzeit wieder abbestellen, indem ich den entsprechenden Link am Ende des Newsletters anklicke.
Die Einwilligung zur Erhebung der während des Anmeldevorgangs erhobenen personenbezogenen Daten kann ich jederzeit widerrufen.
Die Auswertungen hinsichtlich der Newsletternutzung ermöglichen es dem ITS seine Reichweite zu erfassen, das Angebot zu spezifizieren und zu optimieren und wirtschaftlicher zu gestalten. Die Rechtsgrundlage hierfür liegt in Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO.
c. Speicherdauer
Ihre E-Mail – Adresse sowie Ihr Name und Vorname werden solange gespeichert, wie Sie den Newsletter abonniert haben. Nach einer Abmeldung vom Newsletterversand werden Ihre E-Mail – Adresse sowie Ihr Name und Vorname gelöscht. Eine weitergehende Speicherung kann im Einzelfall erfolgen, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.
3. Kontaktformular für NS-Verfolgte, Angehörige und ihre Vertreter
a. Art und Umfang der Datenverarbeitung
Auf unserer Webseite bieten wir Ihnen an, über ein bereitgestelltes Formular bzgl. Suchanfragen mit uns in Kontakt zu treten. Im Rahmen des Absendevorgangs Ihrer Anfrage über das Kontaktformular wird zur Einholung Ihrer Einwilligung auf diese Datenschutzerklärung verwiesen. Wenn Sie von dem Kontaktformular Gebrauch machen, werden darüber die folgenden personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet:
- Anrede
- Vorname und Name
- Geburtsname
- E-Mail-Adresse
- Land
- Institution
- Telefon
- Straße und Hausnummer
- PLZ und Ort
Die Angabe der genannten Daten dient dabei dem Zweck, Ihre Anfrage zuzuordnen, sie zu bearbeiten und Ihnen antworten zu können. Die im Zusammenhang mit Ihrer Suchanfrage verarbeiteten personenbezogenen Daten werden nach Abschluss der Bearbeitung in das Archiv des ITS überführt und unterliegen ab diesem Zeitpunkt einer Schutzfrist von 25 Jahren. Die im Zusammenhang mit Ihrer Suchanfrage verarbeiteten personenbezogenen Daten werden nach Ablauf dieser Schutzfrist von 25 Jahren im Falle einer neuen Anfrage zum selben Sachverhalt an den Anfragenden weitergegeben.
Ebenso werden Ihre personenbezogenen Daten im Zuge des Datenabgleichs mit den Partnerarchive (Copyholder) unabhängig der 25jährigen Schutzfrist im Rahmen der zwischen dem ITS und seinen Copyholdern bestehenden völkerrechtlichen Vereinbarungen in Form einer Datenkopie weitergegeben.
b. Rechtsgrundlage
Die vorgehend (vgl. § 4 3. a.) beschriebene Datenverarbeitung zum Zwecke der Kontaktaufnahme bzgl. einer Suchanfrage erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO auf der von Ihnen im Folgenden freiwillig abgegebenen Einwilligungserklärung:
Einwilligungserklärung:
Mit der Eingabe meiner Daten und der Betätigung des Buttons „Absenden“ erkläre ich mein Einverständnis zur Verarbeitung meiner Anrede, meines Vornamens und Namens, meines Geburtsnamens, meiner E-Mail-Adresse, meiner Institution, meiner Anschrift und meiner Telefonnummer für die Beantwortung meiner Suchanfrage. Darüber hinaus willige ich darin ein, dass die Angaben zu der von mir gesuchten Person verarbeitet und mit mir in Verbindung gebracht werden. Hierbei handelt es sich jedenfalls um folgende Pflichtangaben aus dem Onlineformular:
- Bezug der Anfrage (von Ihnen getroffene Auswahl im Rahmen der Suchanfrage)
- Name und Vorname
- Geschlecht
- Eventuelle Decknamen
- Geburtsdatum (Jahr)
Sofern meine Anfrage einen noch lebenden Verwandten von mir betrifft, versichere ich, dass ich dazu befugt bin, die ihn betreffenden Angaben innerhalb der Suchanfrage abzugeben.
Ich erkläre mein Einverständnis, dass meine mit der Anfrage zusammenhängenden personenbezogenen Daten in das Archiv des ITS übernommen werden und sie im Falle einer Anfrage zum selben Sachverhalt nach einer Schutzfrist von 25 Jahren an den Anfragenden übermittelt werden können.
Mir ist bekannt, dass die im Zusammenhang mit meiner Suchanfrage verarbeiteten personenbezogenen Daten ungeachtet der 25jährigen Schutzfrist an die folgenden Copyholder übermittelt und dort nach Maßgabe der geltenden datenschutz- und völkerrechtlichen Vorschriften weiterverarbeitet werden:
- Archives de l‘État en Belgique, Brüssel (Belgien)
- Archives Nationales, Pierrefitte-sur Seine (Frankreich)
- Centre de Documentation et de Recherche sur la Résistance (Luxemburg)
- Instytut Pamięci Narodowej (IPN), Warschau (Polen)
- The Wiener Library, London (Vereinigtes Königreich)
- Yad Vashem, Jerusalem (Israel)
- US Holocaust Memorial Museum (USHMM), Washington (USA)
Die Einwilligung zur Erhebung der während der Nutzung des Kontaktformulars erhobenen personenbezogenen Daten kann ich jederzeit widerrufen.
Im Falle einer Suchanfrage werden die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten vom ITS nach Art. 5 Abs. 1 e DSGVO aufgrund im öffentlichen Interesse liegender Archivzwecke auf unbestimmte Zeit gespeichert. Neben der Erfüllung der Archivfunktion des ITS dient dies dem Zweck, dass nach Ablauf einer Frist von 25 Jahren nach Ihrer Anfrage Ihre Daten an Anfragende zum gleichen Sachverhalt übermittelt werden können und somit über den angefragten Sachverhalt Personenzusammenführungen ermöglicht werden.
4. Kontaktformular für Forschungsanträge
a. Art und Umfang der Datenverarbeitung
Auf unserer Webseite bieten wir Ihnen an, über ein bereitgestelltes Formular bzgl. Suchanfragen mit uns in Kontakt zu treten. Im Rahmen des Absendevorgangs Ihrer Anfrage über das Kontaktformular wird zur Einholung Ihrer Einwilligung auf diese Datenschutzerklärung verwiesen. Wenn Sie von dem Kontaktformular Gebrauch machen, werden darüber die folgenden personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet:
- Anrede
- Vorname und Name
- Geburtsname
- E-Mail-Adresse
- Land
- Institution
- Telefon
- Straße und Hausnummer
- PLZ und Ort
Die Angabe der genannten Daten dient dabei dem Zweck, Ihre Anfrage zuzuordnen, sie zu bearbeiten und Ihnen antworten zu können. Bei der Nutzung des Kontaktformulars erfolgt keine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte, außer Sie stimmen ausdrücklich der Vernetzungsbereitschaft zu.
In diesem Fall werden Ihr Name, Ihr Vorname und Ihre E-Mail – Adresse an andere Nutzer weitergegeben, die gezielt nach Kontakten zu Forschern mit ähnlichen Themenschwerpunkten nachfragen. Die im Zusammenhang mit Ihrer Suchanfrage verarbeiteten personenbezogenen Daten werden nach Abschluss der Bearbeitung in das Archiv des ITS überführt.
b. Rechtsgrundlage
Die vorgehend (vgl. § 4 4. a.) beschriebene Datenverarbeitung zum Zwecke der Kontaktaufnahme bzgl. eines Forschungsantrags erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO auf der von Ihnen im Folgenden freiwillig abgegebenen Einwilligungserklärung:
Einwilligungserklärung:
Mit der Eingabe meiner Daten und der Betätigung des Buttons „Absenden“ erkläre ich mein Einverständnis zur Verarbeitung meiner Anrede, meines Vornamens und Namens, meines Geburtsnamens, meiner E-Mail-Adresse, meiner Institution, meiner Anschrift und meiner Telefonnummer für die Beantwortung meiner Kontaktanfrage bzgl. eines Forschungsantrags. Weiterhin erkläre ich mein Einverständnis zur Verarbeitung des Themas und des Projektvorhabens meines Forschungsantrags, des Antragszwecks, Angaben zu geplanten Recherchebesuchen, meiner Angaben zu geplanten Veröffentlichungen und meiner Vernetzungsbereitschaft mit anderen Antragsstellern.
Ich erkläre mein Einverständnis dazu, dass meine mit der Anfrage zusammenhängenden personenbezogenen Daten in das Archiv des ITS überführt und dort vorgehalten werden. Im Falle meiner erklärten Vernetzungsbereitschaft erkläre ich mich damit einverstanden, dass mein Name, mein Vorname und meine E-Mail – Adresse auf Anfrage hin an Forschende mit ähnlichen Themenschwerpunkten weitergegeben werden kann.
Die Einwilligung zur Erhebung der während der Nutzung des Kontaktformulars erhobenen personenbezogenen Daten kann ich jederzeit widerrufen.
c. Speicherdauer
Im Falle einer Suchanfrage werden die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten vom ITS nach Art. 5 Abs. 1 e DSGVO aufgrund im öffentlichen Interesse liegender Archivzwecke auf unbestimmte Zeit gespeichert. Dies dient der völkerrechtlich aufgetragenen Archivfunktion des ITS.
5. Spenden
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, über unsere Webseite dem ITS eine Spende zukommen zu lassen. Hierzu arbeiten wir mit unserem Partner HelpDirect e.V. zusammen. Durch das Anklicken des Feldes „Spenden“ öffnet sich ein Online-Formular, das von dem HelpDirect e.V. als verantwortliche Stelle betrieben wird. Hinsichtlich der dort zur Abgabe der Spende verarbeiteten personenbezogenen Daten bitten wir Sie, die dort verlinkte Datenschutzerklärung zur Kenntnis zu nehmen.